Základní vlastnosti a moduly
Základní vlastnosti a moduly systému jsou především:
- funkce nezbytné pro fungování recepce a rezervačního oddělení včetně grafických „štaflí“ s velkými možnostmi nastavování včetně
- standardních štaflí pokojů, viz obrázek
- „štaflí skupin“, tedy nástrojem pro rezervační oddělení pro snadnější orientaci při rezervování skupin včetně podrobných denních statistik jako je:
- počet volných pokojů
- alokace s vyznačením počtu čerpání
- počet fixních rezervací a opcí, statistiky
- přehled rezervací dle typů pokojů a další
- rezervací jejichž grafické parametry lze nastavovat včetně:
- velikosti štaflí
- barvy rezervací podle skupin, stavu (opce/fix atd.)
- využívání významných dnů zvýrazněných ve štaflí, poznámek k jednotlivým pokojů atd.
- modul pro vedení pokladen
- vedení recepčních pokladech v různých měnách (CZK, EUR, USD) bez omezení historie dat
- možnost tisku předvyplněných pokladních dokladů
- statistiky podle kategorií příjmů i výdajů (např. rozčlenění výdajů na různé služby/dodavatele)
- speciální pokladna pro využití směnárnou
- manažerský pokladní deník pro evidenci hotovosti např. v trezoru v back-office
- speciální pokladna pro modul sportoviště (sportovní recepce může mít svou vlastní pokladnu)
- možnost automatického přenosu tržby z restauračních pokladen (ve spolupráci se softwareme Optimus Gastro)
- drobný prodej za hotové přímo do pokladny (včetně příjmového dokladu s DPH)
- kompletní fakturační modul včetně
- vystavování faktur automaticky na základě ubytování
- ruční vystavování faktur bez návaznosti na ubytování s možnost natěžování libovolných položek
- možnost „hrazení“ odeslaných faktur v rámci systému a tedy evidence stavu úhrady faktur klienty, včetně reportu „všechny neuhrazené faktury“
- kompletní agenda daňových dokladů na přijaté platby – zálohy, tzn. řešena problematika odvodu DPH ze záloh dle aktuálního zákonného znění
- možnost vystavování proforma faktur, tedy žádostí o platby
- vystavování dobropisů (stornovaných faktur)
- kompletní účetní report, tedy podklad pro odvod DPH – seznam všech vystavených daňových dokladů (dle DÚZP) za určité období jako podklad pro účetní oddělení
- evidence přijatých dodavatelských faktur včetně možností vyhledávání (všechny přijaté faktury od určitého dodavatele) a zobrazení sumáře
- směnárna
- kompletní agenda směnárny (valutová kniha se seznamem všech provedených odpočtů)
- automaticky stahované kurzy z ČNB
- možnost volby, zda-li používat kurzy ČNB nebo vlastní hotelové
- možnost nastavení komise (provize) z každého odpočtu včetně nastavení minimálního poplatku (komise)
- automaticky generovaný čtvrtletní výkaz pro ČNB
- automatické pohyby v pokladně (příjem i výdej hotovosti)
- moduly pro provizní systém
- evidence provizí od různých zprostředkovatelů
- evidence internetových rezervací podle jejich stránek, ze kterých rezervace přišla (vlastní webové stránky, různé portály apod.)
- historie rezervací od každého zprostředkovatele (firmy, CK i osoby) včetně podrobných údajů jako jsou:
- celkové tržby
- průměrné ceny za období
- počty pokojonocí a lůžkonocí
- statistiky vytíženosti
- s grafem po měsících s meziročním srovnáním
- vytíženost dle jednotlivých národností s rozdělením podle:
- počet začínajících rezervací
- počet příjezdů hostů
- počet pokojodnů
- počet přenocování hostů
- slouží také jako podklad pro Český Statistický Úřad
- vytíženost s rozdělením podle kategorie pobytu (turistika a business pobyty) s vazbou na odvod rekreačních poplatků
- statistika stravování, tzn. celkový počet poskytnutých jídel, počet pobytů s různým typem stravy apod.
- obsáhlý reporting
- příjmů dle rastrů, tzn. příjmů dle jednotlivých středisek – report plněný noční uzávěrkou na základní denních výkonů
- předpokládaných tržeb (forecasty)
- forecast roční, tzn. roční předpokládané tržby rozdělené po měsících
- celkový předpoklad tržeb za ubytování (včetně DPH, bez DPH)
- předpoklad obsazených pokojonocí a lůžkonocí
- předpoklad využití lůžek na pokojích
- průměrné ceny za pokoj a lůžko
- ukazatel RevPAR (Revenue Per Available Room)
- výstupy pro účetnictví (účetní report)
- manažerské reporty včetně
- analýzy obsazenosti, tedy statistiky výkonů za určité období včetně běžných ukazatelů (viz výše)
- obsazenost dle uživatelsky definovatelných segmentů (např. z kategorií CK, internet, firma, pasant a podobně)
- možnost vedení štaflí a rezervační agendy pro další střediska – např. sportoviště, banketing
- štafle a rezervace vedené podobně jako ubytování
- možnost využití pro wellness centra (masáže, vstupy do bazénů), sportoviště (tenis, squash apod.) i pro rezervace konferenčních prostor
- CRM modul pro snadnější hromadné oslovování zákazníků
- hromadný emailing hostům z určité kategorie a/nebo země
- historie hromadných mailů
- oznamování narozenin hostů
- řada interfaců včetně napojení na telefonní ústředny, zámkové systémy, restaurační pokladní systémy, PayTV a systémy pro měření a regulaci
- automatické hlášení telefonních hovorů z pokojů, kde nikdo nebydlí
- kompletní neomezená historie uskutečněných telefonních hovorů včetně provozních linek
- on-line internetové rezervace včetně rezervací od provizních prodejců, z webový stránek (vlastních, i z různých portálů), včetně sledování provizí
Multi-property solution
HotelTime je uzpůsoben pro správu více ubytovacích zařízení jednoho majitele / provozovatele, a to z jednoho místa, pomocí jednoho uživatelského přihlášení. Z jednoho místa lze tak využívat všechny funkce jak pro management, tak pro obchodní oddělení nebo recepci, stejně tak jako využívat funkce pro běžnou kontrolu provozu. V menu aplikace se objeví nová položka se seznamem všech dalších provozoven zapojených do systému a několika kliknutími se tak lze "přepnout" na jinou provozovnu. K využívání této funkce nejsou potřeba žádné další náklady nebo speciální nastavení počítače.
