Grundmerkmale und Module
Die Grundemerkmale und Module des Systems sind folgende:
- Funktionen unerlässlich für den täglichen Ablauf an der Rezeption und der Reservierungsabteilung, inklusive grafischer Zimmerübersichten mit vielen Einstellmöglichkeiten
- Standard Rezeptionsansicht, siehe Bild
- „Hauptübersicht“, ein einfaches Werkzeug für die Reservierungsabteilung, leistet Hilfe beim Anlegen von Gruppenreservierungen inklusive Übersichten wie:
- Übersicht Freie Zimmer
- Allokation mit Anzeige von verfügbaren Zimmern
- Anzahl von fixen und optionalen Reservierungen, Statistiken
- Übersicht von Reservierungen nach Zimmertyp und weitere
- Reservierungen die nach verschiedenen Parametern eingestellt werden können inklusive:
- Grösse der Felder der Ansicht
- Farben von Reserrvierungen nach Gruppen, Reservationsstatus (OPT/FIX u.s.w.)
- Markieren von wichtigen Daten in der Zimmeransicht, Notizen zu den einzelnen Zimmern u.s.w.
- Kassenmodul
- Das Führen von Rezeptionskassen in verschiedenen Währungen (CZK, EUR, USD) ohne Einschränkung der vergangenen Daten
- Druckmöglichkeit von vorbereiteten Kassenbelegen
- Statistiken über Einnhamnen und Ausgaben (z.B. Verteilung der Kosten nach Leistungen/Lieferanten)
- Spezielle Kasse für die Wechselstube
- Managerreport zum evidieren von Bargeld im Tresor des Back office
- Spezielle Kasse für das Outletmodul (Die Outletrezeption kann eine eigene Kasse benutzen)
- Automatische Übertragung von Tageseinnahmnen der Restaurantkassen (In Verbindung mit Software Optimus Gastro)
- Kleinverkauf an der Rezeption gegen Barzahlung (inklusive Beleg mit MwSt)
- Koplettes Rechnungsmodul
- Automatisches Austellen von Rechnung bei Abreise
- Möglichkeit, verschickte Rechnung im System zu begleichen und Überprüfung von Rechnungsstatus, inklusive dem Report „Alle unbezahlten Rechnungen“
- Koplette Agenda von Steuerbelegen für eingegangene Zahlungen – Deposit, d.h. Lösung der Problematik des Abführens von MwSt bei Depositzahlungen,nach der aktuellen Legislative
- Möglichkeit Proformarechnungen auszustellen, also Zahlungserinnerungen
- Austellen von Gutschriften (Stornorechnungen)
- Kopletter Buchhaltungsreport, als Beweis zur MwSt. Abgabe – Liste aller ausgestellter Steuerbelege für einen bestimmten Zeitraum, als Beweis für die Buchhaltung
- Erfassung aller erhaltener Lieferantenrechnungen mit Suchfunktion (Alle Rechnung eines Lieferanten) und Endbetrag.
- Wechselstube
- Koplette Wechselstubenagenda (Währungsjournal mit Übersicht aller Transaktionen)
- Automatisch aktualisierte Kurse der ČNB
- Möglichkeit der Benutzung des Kurses der ČNB oder von hoteleigenem Kurs
- Einstellung der Provision für jeden Wechselvorgang mit Einstellung von minimaler Provision
- Automatisches generieren von vierteljährlichen Bericherstattung für die ČNB
- Automatische Bewegungen in der Kasse (Einnahme und Ausgabe v. Bargeld)
- Module für Provisionssysteme
- Erfassung von Provisionen von verschiedenen Vermittlern
- Erfassung von Internetreservierungen nach Seiten geordnet von denen die Reservierungen kamen (Eigene Internetseiten, verschiedene Internetportale)
- Reservierungshistorie nach Vermittler (Firmen, Reiseveranstalter und Personen) inklusive Detailangaben wie:
- Gesamtumsatz
- Durchschnittspreis für Zeitabschnitt
- Anzahl Zimmernächte und Bettnächte
- Belegungsstatistiken
- Mit Grafen pro Monat und Jahr zu Jahr Vergleich
- Auslastung nach Nationalitäten mit Aufteilung nach:
- Anzahl beginnender Reservierungen
- Anzahl Anreisende Gäste
- Anzahl Zimmernächte
- Anzahl übernachteter Gäste
- Dienen auch als Nachweiss für das tschechische statistische Amt
- Auslastung nach Aufenthaltsgrund (Tourismus- und Geschäftsaufenthalt) mit Anbindung an die Stadt-/ Kurtaxenabgabe
- Verplegungsstatistik, d.h. Gesamtanzahl der ausgegebenen Mahlzeiten, Anzahl von Aufenthalten mit verschiedener Verpflegungsart usw.
- Umfassendes Berichtswesen
- Umsatz nach einzelnen Abteilungen – Tagesabschluss generiert nach Tagesumsätzen
- Prognostizierte Umsätze (Forecast)
- Jahresprognose, d.h. voraussichtlicher Jahresumsatz nach Monaten aufgeteilt
- Gesamtprognose der Umsätze für Unterkunft (mit MwSt, ohne MwSt)
- Prognose von belegten Zimmer- und Bettnächten
- Prognose der Auslastung v. Betten auf Zimmer
- Durchschnittspreis pro Zimmer und Bett
- Anzeiger von RevPAR (Revenue Per Available Room)
- Anzeiger für Buchhaltung (Buchhaltungsreport)
- Managerreport inklusive
- Auslastungsanalyse, Statistiken der Produktion für bestimmte Zeitperioden inklusive der gängigen Indikatoren (siehe oben)
- Auslastung nach nutzereigenen Segmmenten (z.B. Reiseveranstalter, Internet, Firma, Passant u.ä.)
- Weitere Verwaltungs- und Reservierungsmodule für weitere Outlets wie Sportplatz, Konferenz und Parklplatz
- Ansichten und Reservierungen wie im Rezeptionsmodul
- Modul für Wellnessbereich (Massage, Poolgänge von Gästen), Sportplatz (Tennis, Squash u.ä.) und Konferenzraumbuchungen
- CRM Modul für einfacheres, kollektives Ansprechen von Kunden
- Massenmailing für Gäste aus verschiedenen Kategorien oder/und Ländern.
- Sendehistorie von Massenemails
- Ankündigung von Gästegeburtstagen
- Eine Reihe von Schnittstellen zu Telefonzentralen, Schlüsselkartensystemen, Restaurant- und Kassensystemen, PayTV und System für Messung und Regulierung.
- Automatisches Melden von ausgehenden Telefongespräche aus nicht belegten Zimmern.
- Komplette, unbeschränkte Telefonhistorie mit allen geführten Gesprächen nach Telefonleitung
- On-linereservierungen inklusive Reservierung von Provisionspartnern und deren Provisionen von Internetseiten (eigenen Seiten, verschiedene Internetportale)
Multi-property solution
HotelTime ist in der Lage mehrere Hotels oder Einrichtungen eines Eigentümers/Betreibers zu verwalten, und das von einer Stelle unter einem Benutzernamen. Von einer Stelle aus können alle Funktionen, wie für das Management so auch für die Verkaufsabteilung oder Rezeption, genutzt werden. Die gängigen Kontrollen der Tagesabläufe können bequem und jederzeit durchgeführt werden. In der Menüleiste der Applikation erscheint eine neue Funktion mit der Liste aller Betriebe und in einigen Sekunden können Sie zwischen den verschiedenen Betrieben "umschalten". Zum Benutzen dieser Funktion sind keine weiteren Kosten oder spezielle Einstellungen Ihres Computers notwendig.
