Základné vlastnosti a moduly
Základné vlastnosti a moduly systému sú predovšetkým:
- funkcie potrebné pre fungovanie recepcie a rezervačného oddelenia vrátanie grafických „plachiet“ s veľkými možnosťami nastavenia vrátane
- štandardných plachiet izieb, viď obrázok
- „plachiet skupín“, teda nástroje pre rezervačné oddelenie pre jednoduchšiu orientáciu pre rezervovaní skupín vrátene podrobných denných štatistík ako je:
- počet voľných izieb
- alokácie s vyznačeným počtom čerpaní
- počet fixných rezervácií a opcií, štatistiky
- prehľad rezervácií podľa typu izieb a ďalšie
- rezervácie ich grafické parametre je možné nastavovať vrátane:
- veľkosti plachiet
- farby rezervácií podľa skupín, stavu (opcia/fix atd.)
- využívanie významných dní zvýraznených v plachtách, poznámok k jednotlivým izbám atd.
- modul pre vedenie pokladní
- vedenie recepčných pokladní v rôznych menách (EUR,CZK, USD) bez obmedzenia histórie dát
- možnosť tlačenia pred vyplnených pokladničných dokladov
- štatistiky podľa kategórií príjmov a výdajom (napr. rozčlenenie výdavkov na rôzne služby/dodávateľov)
- špeciálna pokladňa pre využitie zmenárne
- manažérsky pokladničný denník pre evidenciu hotovosti napr. v trezore v back-office
- špeciálna pokladňa pre modul športoviska (športová recepcia môže mať svoju vlastnú pokladňu)
- možnosť automatického prenosu tržby z reštauračných pokladní (v spolupráci so softwarom Optimus Gastro)
- drobný predaj za hotové priamo do pokladne(vrátane príjmového dokladu s DPH)
- kompletný fakturačný modul vrátane
- vystavovania faktúr automaticky na základe ubytovania
- ručné vystavovanie faktúr bez viazanosti na ubytovanie s možnosťou zaťažovania ľubovoľných položiek
- možnosť „hradenia“ odoslaných faktúr v rámci systému a teda evidencie stavu úhrady faktúr klientmi, vrátane reportu „všetky neuhradené faktúry“
- kompletná agenda daňových dokladov na prijaté platby – zálohy, tzn. riešenia problematiky odvodov DPH zo záloh podľa aktuálneho zákonného znenia
- možnosť vystavovania preddavkových faktúr, teda žiadostí o platbu
- vystavovanie dobropisov(stornovaných faktúr)
- kompletný účtovný report, teda podklad pre odvod DPH – zoznam všetkých vystavených daňových dokladov (podľa DÚZP) za určité obdobie ako podklad pre účtovné oddelenie
- evidencia prijatých dodávateľských faktúr vrátane možností vyhľadávania(všetkých prijatých faktúry od určitého dodávateľa) z zobrazenia sumára
- zmenáreň
- kompletná agenda zmenárne(valutová kniha so zoznamom všetkých prevedených odpočtov)
- automatické sťahovanie kurzov z ECB
- možnosť voľby, či používať kurzy ECB alebo vlastné hotelové
- možnosť nastavenia komisie(provízie) z každého odpočtu vrátane nastavenia minimálneho poplatku(komisie)
- automatické generovanie výkazov pre NBS
- automatické pohyby v pokladni (príjem aj výdaj hotovosti)
- moduly pre provízne systémy
- evidencia provízií od rôznych sprostredkovateľov
- evidencia internetových rezervácií podľa ich stránok, z ktorých rezervácie prišli (vlastné webové stránky, rôzne portály a pod.)
- história rezervácií od každého sprostredkovateľa(firmy, CK aj osôb) vrátane podrobných údajov ako sú:
- celkové tržby
- priemerné ceny za obdobie
- počty izbonocí a lôžkonocí
- štatistika vyťaženosti
- s grafom po mesiacoch s medziročným zrovnaním
- vyťaženosť podľa jednotlivých národností s rozdelením podľa:
- počet začínajúcich rezervácií
- počet príchodov hostí
- počet izbodní
- počet prenocovaných hostí
- slúži tiež aj ako podklad pre Štatistický Úrad
- vyťaženosť s rozdelením podľa kategórie pobytu(turistika a business pobyty) s väzbou na odvod rekreačných poplatkov
- štatistika stravovania, tzn. celkový počet poskytnutých jedál, počet pobytov s rôznym typom stravy a pod.
- obsiahly reporting
- príjmy podľa rastrov, tzn. príjmy podľa jednotlivých stredísk – report plnený nočnou uzávierkou na základni denných výkonov
- predpokladaných tržieb (forecaty)
- forecast ročný, tzn. ročné predpokladané tržby rozdelené po mesiacoch
- celkový predpoklad tržieb za ubytovanie (vrátane DPH, bez DPH)
- predpoklad obsadených izbonocí a lôžkonocí
- predpoklad využitia lôžok na izbách
- priemerné ceny za izbu a lôžko
- ukazovateľ RevPAR(Revenue Per Available Room)
- výstupy pre účtovníctvo(účtovný report)
- manažérske reporty vrátane
- analýzy obsadenosti, teda štatistiky výkonov za určité obdobie vrátane bežných ukazovateľov (viď vyššie)
- obsadenosť podľa užívateľsky definovaných segmentov (napr. z kategórie CK, internet, firma a podobne)
- možnosť vedenia plachiet a rezervačnej agendy pre ďalšie strediská – napr. športovisko, banketing
- plachty a rezervácie vedené podobne ako ubytovanie
- možnosť využitia pre wellness centrá(masáže, vstupy do bazénov), športovisko(tenis, squash a pod.) aj pre rezervácie konferenčných priestorov
- CRM modul pre jednoduchšie hromadné oslovovanie zákazníkov
- hromadný emailing hosťom z určitej kategórie a/alebo krajiny
- história hromadných mailov
- oznamovanie narodenín hosťom
- rada interfacov vrátane napojenia na telefónne ústredne, zámkové systémy, reštauračné pokladničné systémy, PayTV a systémy pre meranie a reguláciu
- automatické hlásenie telefónnych hovorom z izieb, kde nikto nebýva
- kompletná neobmedzená história uskutočnených telefónnych hovorov vrátane prevádzkových liniek
- on-line internetové rezervácie vrátane rezervácií od províznych predajcov, z webových stránok (vlastných aj rôznych portálov), vrátane sledovania provízií
Multi-property solution
HotelTime je prispôsobený pre správu viacerých ubytovacích zariadení jedného majiteľa / prevádzkara, a to z jedného miesta, pomocou jedného používateľského prihlásenia. Z jedného miesta je tak možné využívať všetky funkcie ako pre manažment, tak pre obchodné oddelenie alebo recepciu, rovnako ako využívanie funkcie pre bežnú kontrolu prevádzky. V menu aplikácie sa objavy nová položka zo zoznamom všetkých ďalších prevádzok zapojených do systému a niekoľkými kliknutiami je možné sa „prepnúť “ na inú prevádzku. K využívaniu tejto funkcie nie sú potrebné žiadne ďalšie náklady alebo špeciálne nastavenie počítača.
